O que é o envio automático de notas ao contador?

É a configuração que faz o sistema reunir todos os XML de NF-e e NFC-e de um período e entregá-los ao contador sem intervenção manual. Em vez de o lojista baixar nota por nota e enviar por e-mail, o Gestão Joias agrupa os documentos do mês e disponibiliza ou remete automaticamente na data definida. O contador recebe o pacote completo sempre no mesmo dia, no mesmo formato. Isso elimina a tarefa repetitiva de fechamento e reduce o risco de esquecer uma nota, que é a causa mais comum de retrabalho contábil.

Preciso baixar nota por nota depois de configurar?

Não. O objetivo da configuração é justamente eliminar o download manual. Depois de definir o período, o destino e o dia do envio, o sistema passa a reunir os XML sozinho e a entregá-los ao contador de forma recorrente. O lojista só precisa conferir o resumo quando quiser, sem repetir o processo a cada mês. A única razão para baixar uma nota avulsa depois disso é um pedido pontual do contador, e mesmo assim o arquivo já está organizado por período dentro do sistema, pronto para exportar em segundos.

O contador recebe NF-e e NFC-e no envio automático?

Sim. O envio agrupa tanto as NF-e, usadas em venda para outra empresa e em operações como remessa e devolução, quanto as NFC-e, emitidas na venda direta ao consumidor no balcão. Os dois modelos entram no mesmo pacote do período, o que dá ao contador a visão completa do movimento fiscal da loja. Isso importa porque a apuração de tributos depende de enxergar todas as saídas, não só parte delas. Um envio que deixasse de fora a NFC-e do balcão obrigaria o contador a pedir o complemento todo mês.

Posso escolher a data em que as notas são enviadas?

Pode. A configuração permite definir o dia do envio recorrente, normalmente no início do mês seguinte ao movimento, para que o pacote saia sempre depois do fechamento do período. Escolher uma data fixa cria previsibilidade: o contador sabe quando o material chega e organiza a apuração em torno disso. Também é possível ajustar o período coberto, caso o regime ou a rotina do escritório peça um recorte diferente. O importante é manter a data constante, porque previsibilidade no envio é o que reduz cobrança e correria na véspera do prazo.

O que fazer se uma nota não aparecer no envio ao contador?

Primeiro confirme se a nota foi de fato autorizada pela SEFAZ, porque documento em rascunho ou rejeitado não entra no pacote. Depois verifique se a data de emissão cai dentro do período configurado, já que nota emitida fora do intervalo fica para o envio seguinte. Se a nota está autorizada e no período correto, exporte-a de forma avulsa pelo histórico e avise o contador. Manter a emissão em dia e conferir o resumo antes da data de envio evita que a ausência de uma nota só apareça na apuração, quando corrigir custa mais.

Envio automático de notas ao contador no Gestão Joias

Todo início de mês repete a mesma tarefa: abrir o sistema, baixar XML nota por nota, juntar tudo num arquivo e enviar ao contador antes que ele cobre. Uma nota esquecida vira retrabalho, e o retrabalho sempre aparece no pior momento, em cima do prazo de apuração. É trabalho repetitivo que não precisa existir.

Este tutorial mostra como configurar o envio automático de notas ao contador no Gestão Joias, passo a passo, para fazer isso uma vez e nunca mais lembrar do assunto. Ao final, os XML de NF-e e NFC-e do período seguem sozinhos para o contador na data que você escolher. Vale para joalherias e lojas de semijoias em qualquer regime que ainda montam o pacote fiscal na mão.

Antes de começar: pré-requisitos

Confirme três pontos antes de configurar. Primeiro, que a emissão de NF-e e NFC-e já está ativa e as notas do período constam como autorizadas pela SEFAZ. Segundo, que você tem o e-mail ou o canal de entrega que o contador usa. Terceiro, que seu usuário tem permissão de administrador no módulo fiscal, porque a configuração de envio recorrente costuma ser restrita a esse perfil.

Abra o módulo Fiscal e acesse Envio ao contador

No menu lateral, entre em Fiscal e localize a área de notas fiscais. Procure a opção de envio ou exportação ao contador. É ali que ficam os arquivos XML agrupados por período, e não na tela de emissão avulsa.

Defina o período de apuração

Escolha o intervalo que o contador precisa receber, normalmente o mês fechado anterior. O sistema passa a considerar toda NF-e e NFC-e autorizada com data de emissão dentro desse intervalo. Nota emitida fora do período fica para o envio seguinte.

Selecione os modelos e o destino

Marque para incluir tanto NF-e quanto NFC-e, garantindo que a venda de balcão entre no pacote. Informe o e-mail ou canal do contador como destino do envio. Confira o endereço com atenção, porque é para ele que o material vai todo mês.

Configure o dia do envio recorrente

Escolha uma data fixa no início do mês seguinte ao movimento, depois do fechamento do período. Data constante cria previsibilidade: o contador sabe quando o pacote chega e organiza a apuração em torno disso. Salve a recorrência para que o envio se repita sozinho.

Faça um envio de teste e confira o resumo

Dispare um envio manual do período atual e verifique o resumo: quantidade de notas, valor total e modelos incluídos. Peça ao contador para confirmar o recebimento no formato esperado. Validado o teste, a rotina automática segue sem intervenção.

Envio automático de notas: Configuração que faz o sistema reunir os XML de NF-e e NFC-e de um período e entregá-los ao contador na data definida, de forma recorrente e sem download manual.

Próximos passos

Com o envio automático rodando, o passo seguinte é garantir que a emissão esteja em dia para o pacote sair sempre completo, e que a tributação esteja configurada corretamente para o contador não receber nota com imposto errado. Os dois tutoriais abaixo fecham o ciclo fiscal dentro do sistema, o que dá tranquilidade a joalherias e lojas de semijoias no fechamento de cada mês.

Para manter a emissão em dia: leia também: como emitir NF-e no Gestão Joias, passo a passo →

Para o contador receber nota com imposto correto: leia também: como configurar tributação no Gestão Joias →