Como importar planilha de estoque no sistema de joalheria
Importar estoque errado contamina relatório, preço e fiscal por meses. Importar certo, na primeira vez, é questão de preparar a planilha antes de apertar o botão.
Trocar de sistema ou começar a usar um traz sempre o mesmo gargalo: colocar o estoque atual lá dentro. Cadastrar peça por peça na mão é inviável para uma loja com centenas ou milhares de SKUs. A importação por planilha resolve isso em minutos, mas só quando a planilha está certa. Importar dado errado é pior que não importar: o erro entra no estoque e contamina relatório, preço e fiscal por meses, até alguém descobrir.
Este tutorial mostra como importar planilha de estoque sem perder dado, do preparo do arquivo à conferência depois da carga. O caminho serve para joalherias e lojas de semijoias que estão migrando de planilha antiga ou de outro sistema e querem que o estoque nasça confiável. Ao final, você importa de primeira, sem repetir a carga duas ou três vezes.
Pré-requisitos antes de importar
Antes de começar, garanta dois pontos. Primeiro, tenha o estoque físico conferido: importar em cima de um estoque que você não confia só digitaliza o erro. Segundo, baixe a planilha modelo do próprio sistema, porque é o cabeçalho dela que define o formato aceito. Importar com planilha própria, montada do zero, é a causa número um de falha na carga.
- Planilha modelo
- Arquivo de importação fornecido pelo próprio sistema, com o cabeçalho na ordem exata que ele espera. Funciona como contrato da carga: preencher em cima dele evita erro de mapeamento de coluna.
O SKU é o campo mais sensível da importação. Se o seu ainda não tem padrão, leia antes: Como criar padrão de SKU para joalheria que aguenta crescimento →
Baixe a planilha modelo do sistema
Na tela de importação de estoque, baixe o arquivo modelo. Ele já vem com o cabeçalho na ordem que o sistema espera. Trabalhe sempre em cima dele, nunca em uma planilha montada do zero. O modelo é o contrato: respeitar o cabeçalho dele é o que faz a carga funcionar.
Preencha respeitando colunas e formatos
Preencha código ou SKU, descrição, categoria, custo, preço de venda e quantidade, mais NCM e peso quando a operação exigir. Não renomeie nem reordene coluna. Escreva preço como número puro, sem o símbolo de moeda nem texto junto. Categoria deve usar exatamente o nome que existe no sistema, senão a linha é recusada.
Padronize o SKU e elimine duplicados
Ordene a coluna de SKU e use a verificação de duplicidade da planilha para achar códigos repetidos. SKU duplicado é o erro que mais trava importação, porque o sistema não sabe qual peça é qual. Remova espaço extra e caractere invisível colado por copiar e colar. Um código, uma peça, sem exceção.
Suba o arquivo na tela de importação
Na tela de importação, selecione o arquivo preenchido e inicie a carga. O sistema lê a planilha e gera um relatório de validação antes de gravar qualquer coisa no estoque. Esse é o momento de revisar, não de confirmar às cegas. A importação roda em segundo plano e não exige fechar a loja.
Leia a validação e confirme só com tudo limpo
O relatório aponta linha e motivo de cada erro: SKU duplicado, custo vazio, categoria inexistente, número inválido. Corrija na planilha, não no sistema, e suba de novo. Só confirme a importação quando a validação estiver sem erro. Confirmar com pendência joga dado ruim direto no estoque.
Conferência após a importação
Importou e a validação ficou limpa. Falta o passo que quase todo mundo pula: conferir uma amostra. Separe entre quinze e trinta peças de categorias diferentes e confira no sistema contra o físico, olhando custo, preço e quantidade. Se a amostra bate, o saldo nasceu confiável e você pode vender em cima dele. Se não bate, é melhor descobrir agora, com vinte peças, do que daqui a dois meses com o relatório inteiro contaminado.
Depois da carga inicial, as peças novas entram uma a uma. Veja o fluxo: Como cadastrar peça nova no estoque de joalheria →
O que o Gestão Joias faz nessa etapa
O Gestão Joias disponibiliza planilha modelo de importação, valida o arquivo antes de gravar e mostra um relatório com a linha e o motivo de cada erro, para você corrigir e subir de novo sem adivinhação. A carga roda sem parar a operação e aceita os campos que o varejo de joia precisa, como NCM para o fiscal e peso em gramas para peças de ouro. Para joalherias e lojas de semijoias, isso transforma a migração de estoque, que assusta tanta gente, em uma tarefa de uma tarde bem preparada.
O Gestão Joias resolve, em produto, o que esse artigo apresenta em processo.
Garantia de 30 dias, sem fidelidade, suporte humano.
Outros artigos da mesma categoria.
Controle de acesso de vendedor: como configurar permissões
Todo mundo logando como administrador é convite para desconto sem critério, cadastro alterado e relatório financeiro exposto. Permissão por perfil resolve em uma tarde.
Integração de joalheria com marketplaces: guia completo
Vender em marketplace dobra o alcance da loja e, sem integração, dobra também o retrabalho e o risco de vender peça que já saiu no balcão. O guia para fazer certo.